Die benötigten Software-Tools dafür gibt es schon seit einer ganzen Weile. Dazu zählen nicht nur Software Programme bzw. Apps, die Videokonferenzen ermöglichen. Schließlich geht es ja darum, dass eine Zusammenarbeit auch im „virtuellen Team“ funktioniert, also genau dann, wenn man eben nicht mehr gemeinsam in einem Meetingraum sitzen kann.
Auf der anderen Seite ist die Umstellung am Ende gar nicht so groß. Einfache, flexible Terminvereinbarungen (online), (derzeit) keine Reisekosten und -zeiten, Einstieg in die Digitalisierung der Firma können Sie schon einmal als große Chance verbuchen!
Schauen wir es uns etwas genauer an: Was tut man typischerweise bei Beratungsprojekten?
Grob gesagt:
- Es gibt eine Aufgabenstellung bzw. ein Projektziel
- Sie treffen sich dazu in Meetings
- Sie tauschen sich zu technischen Fragestellungen oder Problemen aus
- Im Projekt schauen Sie sich regelmäßig den Projektstatus an
- Es werden Projektaufgaben oder andere „Hausaufgaben“ verteilt
- Projektaufgaben werden bearbeitet, Ergebnisse im Projekt bereitgestellt
- Es werden weitere Termine vereinbart
- Es gibt gerade bei verteilten Teams stehende Termine für Telefon- bzw. Videokonferenzen zusätzlich zu den Meetings vor Ort (z.B. mit Teammitgliedern anderer Standorte, externen Consultants)
- Ja, idealerweise kann man sich als externer Berater vor Ort ein Bild machen und direkt mit den Leuten sprechen!
Neuer Online Modus
Genau das Gleiche passiert nun ONLINE:
Einzige Voraussetzung: Sie bzw. die Teammitglieder haben einen PC/Laptop mit Browser, Internetanschluss und ein Telefon/Smartphone. Viel mehr braucht es (zumindest fürs Erste) nicht!
| Bisher | Online Consulting |
Aufgabenstellung bzw. ein Projektziel | Absprache und Erarbeitung via Telefon-/Videokonferenz z.B. zoom, Goto-Meeting |
treffen sich dazu in Meetings | Absprache und Erarbeitung via Telefon-/Videokonferenz, Break-Out Rooms |
tauschen sich zu technischen Fragestellungen oder Problemen | Absprache und Erarbeitung durch Technische Webinare, spezielle Q&A Webinare, Telefon-/Videokonferenz, Break-Out Rooms |
Projektstatus | Absprache via Telefonkonferenz |
Projektaufgaben oder andere „Hausaufgaben“ | Dateiaustausch über Tools wie Sharepoint, G-Drive, TeamDrive o.ä. |
Projektaufgaben werden bearbeitet, Ergebnisse im Projekt bereitgestellt | Dateiaustausch über Tools wie Sharepoint, G-Drive, TeamDrive o.ä. |
weitere Termine vereinbart | Direkt in der Telefonkonferenz oder auch online z.B. direkt über eine Webseite (mit Kalender-Plugin) oder einen Link |
verteilten Teams bereits stehende Termine für Telefonkonferenzen | Keine Änderung |
idealerweise kann man sich gerade als externer Berater vor Ort ein Bild machen | In Absprache mit Experten, z.b: als Kamera-Rundgang |
Sie sehen, es geht also in erster Linie darum, die Zusammenarbeit so effektiv wie möglich zu gestalten. Dies ist somit eher eine organisatorische, als eine Software-technische Herausforderung, sogenannte „virtuelle Teams“ zu führen. Zunächst müssen sich alle tatsächlich im „virtuellen Meetingraum“ finden – nicht jeder kann sich dabei sofort mit der Technik „anfreunden“. Auch die Kommunikation ist eine andere, weil man über das Web schwer eine Gruppe „im Auge“ behalten kann. Hier ist also eine „virtuelle Führung“ in Kombination mit Spielregeln sowie Technik (also entsprechende Programme) gefragt. Dabei geht es um Software, die das virtuelle Zusammenarbeiten als Team erleichtern bzw. ermöglichen:
- z.B. Slack zur Kommunikation und Zusammenarbeit an „einem (virtuellen) Projektstrang“
- Kanban Tools wie z.B.Trello, Ansana oder Meistertask
- oder eben auch virtuelle Whiteboards für das Brainstorming z.B. Miro
Wichtiger Gedanke: es geht hier nicht um die Frage, welches Tool denn das Beste ist! Es geht darum, als virtuelles Team nicht nur handlungsfähig zu sein, sondern im Idealfall auch so effektiv zusammenzuarbeiten, als würde man nebeneinander im Meetingraum sitzen! Positiv ist vor allem folgendes: dadurch dass Sie mit den Tools virtuell arbeiten, haben Sie bereits alles automatisch im Computer erfasst. D.h. Aufzeichnungen am virtuellen Whiteboard, der besprochene und im Kanban Board aktualisierte Projektstatus, die Meetingergebnisse – alles ist bereits gespeichert bzw. steht für das „Finetuning“ und Verteilen zur Verfügung. Das lästige Übertragen handschriftlicher Notizen oder dem „Abmalen“ von Fotos vom Whiteboard entfällt 🙂
Neben der (virtuellen) Führung des Teams benötigt es aber vor allem ein bewährtes, erprobtes Vorgehen – einen Roten Faden! Sicher gibt es darüber hinaus bei virtuellen Teams noch die ein oder andere zusätzliche „Spielregel“ die es zu beachten gilt, damit es reibungslos läuft.
Technisches & interaktives Online Consulting
Wir haben uns bereits Anfang 2019 die Frage gestellt: „muss technische Beratung zwangsläufig immer vor Ort stattfinden“? Daraus haben wir Ideen und Konzepte entwickelt und bieten unsere Beratung als technisches und interaktives Online Consulting! In einem der nächsten Blogartikel wird es auch noch etwas mehr Informationen zum Thema „Technisch & interaktiv“ geben.
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